Hoe lang duurt het voordat u aan de slag kunt met itslearning? Volgens Torunn Gjelsvik, projectleider voor itslearning aan de BI Norwegian School of Management, is het mogelijk om meer dan 20.000 docenten en medewerkers in minder dan 10 maanden in itslearning te importeren en er actief mee te laten werken.

Voordat werd begonnen met itslearning gebruikten docenten en studenten aan BI twee verschillende systemen: een zelfgemaakt hulpmiddel met de naam Apollon en een commercieel verkrijgbaar leerplatform. Maar gebruikers vonden het dubbele systeem lastig, dus besloot BI om over te stappen op itslearning, een gebruikersvriendelijker alternatief.

“In oktober 2009 tekenden we het contract met itslearning en ik kreeg de leiding over het implementatieproject”, vertelt Torunn. “We hebben nu 20.000 studenten die itslearning regelmatig gebruiken en er staan al meer dan 1100 vakken en 70.000 vakresultaten in het systeem. Het is een geweldige prestatie dat we in zo´n grote organisatie al zo snel aan het werk zijn.”

Het migreren van 20.000 gebruikers naar een nieuw leerplatform is een enorme taak. Hoe kreeg BI dat zo snel voor elkaar?

Een duidelijke projectstructuur

Het team van Torunn begon met het opzetten van vijf projectgroepen met elk een afzonderlijke verantwoordelijkheid. Via wekelijkse statusvergaderingen wist elke teamleider wat er in de andere teams gebeurde.

De integratiegroep integreerde het studentenadministratiesysteem met itslearning en zorgde ervoor dat gebruikers en vakken goed werden overgezet. Tegelijkertijd verplaatste de inhoudsgroep inhoud van het oude leerplatform naar itslearning.

Maar ervoor zorgen dat alle gegevens op de juiste plaats staan, is nog maar de helft van het verhaal. De lastigste taak is om te zorgen dat medewerkers en studenten op de hoogte zijn van de verandering en dat ze er klaar voor zijn om het nieuwe systeem te gaan gebruiken. Bij BI kreeg de training- en informatiegroep dit project toegewezen. De groep coördineerde de training voor alle BI-scholen in heel Noorwegen, maakte cursussen en informatiemateriaal voor medewerkers en studenten en zorgde ervoor dat er een ondersteuningsnetwerk was om alle vragen af te handelen

BI Norwegian School of Management
BI is de grootste particuliere onderwijsinstelling van Noorwegen en de op één na grootste managementschool van Europa. De school biedt economieonderwijs en een aantal gespecialiseerde vakken, waaronder financiële economie, handel in grondstoffen en informatietechnologie.

Scholen: BI heeft scholen in Oslo, Bergen, Drammen, Kristiansand, Stavanger en Trondheim en biedt vakken via e-learning.

Studenten: Ongeveer 20.000.

Opgericht: 1943.

Website: bi.no

“Het was belangrijk dat gebruikers alle benodigde informatie hadden, omdat wij ze verantwoordelijk maakten voor het overzetten van hun eigen inhoud”, legt Torunn uit.

Begin 2010 begon de pilotvakgroep met het maken van testvakken in itslearning. De groep nodigde 4000 studenten en een groot aantal docenten uit om de vakken te testen en te evalueren en bracht vervolgens de nodige veranderingen aan om de vakken zo goed mogelijk te maken.

De laatste projectgroep was verantwoordelijk voor de coördinatie met itslearning. “Voor een aantal integraties hebben we gebruikgemaakt van consultants van itslearning”, zegt Torunn. “Dat geldt bijvoorbeeld voor de LDAP-aanmelding en het ontwikkelen van een grafische skin die bij het profiel van BI past. Afgezien daarvan hebben we het vooral met interne mensen gedaan.”

De coördinatiegroep was ook verantwoordelijk voor feedback aan itslearning, inclusief suggesties voor Progress report 2.0, dat in augustus 2010 is uitgebracht.

Betere pedagogische hulpmiddelen

Het project werd voltooid in november 2010. Tegen die tijd werkten alle ruim 20.000 gebruikers met itslearning. Maar wat zijn de plannen voor de toekomst?

“We willen het platform op de juiste manier gebruiken en uitzoeken hoe we het zo optimaal mogelijk kunnen gebruiken, vooral de pedagogische hulpmiddelen”, zegt Torunn. “We willen ook actief deelnemen aan het Noord-Europese gebruikersforum (NEB), een organisatie voor de grootste itslearning-klanten binnen het hoger onderwijs in Scandinavië, zodat we de toekomstige ontwikkeling van itslearning kunnen beïnvloeden.”